به موجب لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت مصوب اسفند 1347، شرکتهای سهامی دارای سه رکن مجمع عمومی، هیات مدیره و بازرس قانونی هستند. هیات مدیره رکن اجرایی شرکت های سهامی است که مستقل از سایر ارکان تلقی می‌شود و حدود اختیارات او توسط قانون و اساسنامه تعیین می‌شود. از آنجایی که شرکت های سهامی رایج ترین نوع شرکت ها است، موضوع این نوشتار را در مورد شرکتهای سهامی به صورت خاص بررسی می‌کنیم. مع ذلک، لازم به ذکر است استنتاجات این نوشتار در مورد موسسات غیر تجاری و سایر شرکتهای مذکور در قانون تجارت (مسئولیت محدود، تعاونی و تضامنی) به غیر از شرکتهای مختلط سهامی و غیر سهامی که در آنها پاره‌ای از تصمیمات مهم باید منحصرا توسط شرکای تضامنی اتخاذ شود، صدق می‌کند.
به موجب ماده 118 لایحه قانونی قسمتی از قانون تجارت مصوب اسفندماه 1347، جز درباره موضوعاتی که به موجب مقررات این قانون، اخذ تصمیم و اقدام درباره آنها در صلاحیت خاص مجامع عمومی است، هیات مدیره کلیه اختیارات لازمه برای نمایندگی و اداره شرکت را در حدود موضوع شرکت دارند، مگر این که در اساسنامه غیر این ترتیب مقرر شده باشد. همچنین، هر قرارداد راجع به محدود کردن اختیارات مدیران که در اساسنامه تصریح به آن نشده، در مقابل اشخاص ثالث باطل و کان لم‌یکن است.
حال، این سوال مطرح می‌شود که اعضای هیات مدیره شرکتهای سهامی در انجام وظایف نمایندگی و اداره شرکت، آیا مجاز به اعطای نمایندگی، وکالت یا تفویض اختیار به دیگری هستند یا خیر؟ به بیان دیگر، شرط اقامه مدیریت، مباشرت است؟ در فرض مثبت بودن پاسخ اول، آیا نماینده یا وکیل باید از اعضای هیات مدیره باشد یا اختیار باید به اعضای هیات مدیره تفویض شود یا می‌توان خارج از هیات مدیره نیز نماینده یا وکیل انتخاب نمود یا تفویض اختیار کرد؟ و در نهایت، این‌که آیا تمامی اعضای هیات مدیره می‌توانند به شخص واحدی اعطای نمایندگی، وکالت یا تفویض اختیار نمایند؟
قبل از این که به این پرسش‌ها پاسخ بدهیم، لازم است به طور خلاصه سه مفهوم نمایندگی، وکالت و تفویض اختیار را شرح دهیم. در بدو امر لازم است به این نکته توجه کنیم که هر لفظی معنای مخصوص به خود را دارد و اگر استعمال لفظ در برابر معنای درست باشد به آن حقیقت و اگر در برابر معنای غیر حقیقی به‌کار رود، ممکن است مجاز یا غلط تلقی شود. همین معنا در الفاظ حقوقی نیز به‌کار می‌رود با این توضیح که برخی الفاظ را خود قانون‌گذار تعریف کرده و به آن معنای خاصی را اختصاص داده و در این صورت ما مجاز به استعمال الفاظ دیگر به جای آن نیستیم. به عنوان مثال، قرارداد به آن چیزی گفته می شود که در ماده 183 قانون مدنی به کار رفته و نمی‌توان آن را در معنایی دیگر به کار برد. به بیان دیگر، وقتی قانون‌گذار خود، معنایی را برای واژه‌ای در نظر می‌گیرد، نمی‌توان از آن عدول کرد ولو این که معنای مذکور با معنای عرفی مورد استفاده عامه مردم متفاوت باشد.
نکته بعدی که باید به آن توجه شود، این است که شباهت‌های بسیاری بین نمایندگی، وکالت و تفویض اختیار وجود دارد؛ به عنوان مثال، در هر سه مورد رابطه امانت بین طرفین وجود دارد و نماینده یا وکیل بدون تعدی و تفریط مسئول زیان‌های وارده نیست، در هر سه مورد، رابطه از جنس عقد جایز است و به خواست هر یک از طرفین، رابطه مذکور فسخ شده و پایان می‌یابد، یا مثلا در هر سه مورد، اعمال ماذون (نماینده یا وکیل) به شرط آن که در حدود اختیاراتش باشد در حکم اعمال اصیل است. این شباهت‌ها است که موجب می‌شود این سه مفهوم بعضا به جای یکدیگر استفاده شوند.
پس از این توضیحات، سعی می‌کنیم سه مفهوم نمایندگی، وکالت و تفویض اختیار و تفاوت‌های آن ها را توضیح دهیم.
نمایندگی؛ در مورد مفهوم نمایندگی، ماده 110 لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت بیان می‌دارد: «اشخاص حقوقی را می‌توان به مدیریت شرکت انتخاب نمود. در این صورت شخص حقوقی همان مسئولیت‌های مدنی شخص حقیقی عضو هیات مدیره را داشته و باید یک نفر را به نمایندگی دائمی خود جهت انجام وظایف مدیریت معرفی نماید. چنین نماینده‌ای مشمول همان شرایط و تعهدات و مسئولیت‌های مدنی و جزایی عضو هیات مدیره بوده و از جهت مدنی با شخص حقوقی که او را به نمایندگی تعیین نموده است مسئولیت تضامنی خواهد داشت. شخص حقوقی عضو هیات مدیره می‌تواند نماینده خود را عزل کند به شرط آن که در همان موقع جانشین او را کتباً به شرکت معرفی نماید وگرنه غایب محسوب می‌شود.» بر این اساس، نمایندگی در حقوق شرکتهای سهامی یک مفهوم حقوقی است که بر مبنای آن، شخص حقیقی اقدام به انجام عملی حقوقی یا اداری یا مادی به نام شخص حقوقی، به حساب او و به منظور تأمین اهداف او می‌کند. ماده 125 از همان قانون اشعار می‌دارد: «مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیات مدیره به او تفویض شده است نماینده شرکت محسوب و از طرف شرکت حق‌امضاء دارد». بنابراین، نمایندگی به دو قسم نمایندگی حقوقی و اداری تقسیم می‌شود. آن چنان که در تعریف صاحبان امضای مجاز در شرکتها، صاحبان امضای تعهدآور شرکت معمولا دو یا چند نفر از اعضای هیات مدیره هستند (نمایندگی حقوقی برای انجام عقود یا ایقاعات) اما نامه های اداری ممکن است با امضای هر یک از مدیران یا مدیرعامل اعتبار داشته باشد یا مثلا مدیرعامل، نماینده (اداری) شرکت در برابر اشخاص ثالث است.
وکالت؛ ماده ۶۵۶ قانون مدنی در تعریف عقد وکالت مقرر می‌دارد: «وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین، طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می‌نماید». در این تعریف، شخصی را که به دیگری وکالت می‌دهد موکل می‌گویند و به شخص نایب، وکیل گفته می‌شود. عقد وکالت برای انجام یک عمل حقوقی اعم از عقد یا ایقاع واقع می‌شود؛ در عین حال، برخی از مواد مربوط به عقد وکالت در قانون مدنی در صورتی مفهوم پیدا می‌کند که نمایندگی مربوط به انجام عمل حقوقی باشد. از جمله در ماده ۶۶۲ قانون مدنی آمده است: «… وکیل هم باید کسی باشد که برای انجام امر اهلیت داشته باشد». اهلیت فقط برای اعمال حقوقی مانند انعقاد قراردادها و فسخ آن ها، وصیت و ... شرط است و برای انجام اعمال مادی، وجود اهلیت ضرورت ندارد. شایان ذکر است که می‌توان کلیه اعمال حقوقی را با وکالت به غیر واگذار کرد مگر جایی که قانون یا ضرورت های ناشی از اخلاق یا نظم عمومی آن را ممنوع کرده باشد. بنابراین وکالت، در واقع نوعی نمایندگی حقوقی است و مفهوم نمایندگی، اعم از وکالت است.
تفویض اختیار؛ تفویض اختیار به معنی واگذاری اختیار به شخص ثالث است بی آن که صاحب اختیار، آن را از دست بدهد. بنابر این، تفویض اختیار می‌تواند در مورد وکالت صورت گیرد (تفویض وکالت یا توکیل در وکالت)، یا می‌تواند در مورد نمایندگی حقوقی باشد (مثلا تفویض پاره‌ای از اختیارات هیات مدیره به مدیرعامل)، یا در مورد نمایندگی اداری (مثلا معرفی یکی از کارمندان شرکت به بانک از سوی مدیرعامل برای دریافت دسته چک).
حال که با سه مفهوم نمایندگی، وکالت و تفویض اختیار از منظر تعریف آنها در قانون آشنا شدیم، باید گفت که تفاوت مهمی بین مفهوم وکالت با دو مفهوم دیگر وجود دارد. همان‌گونه که ذکر شد، وکالت اختصاص به اعمال حقوقی دارد (منظور از اعمال حقوقی، هر گونه تصرف و عمل ارادی است که آثار مورد توقع حقوقی به دنبال دارد مانند انعقاد عقود و ایقاعات، اعطای اذن و اجازه و تنفیذ، صدور اسناد تجاری یا امضای ذیل صورت‌های مالی و گزارش‌های هیات مدیره به مجامع عمومی، صدور اسناد مدنی، اقامه دعاوی و ملحقات آن، امضاهای تعهد آور و مانند آنها). حال آنکه دو مفهوم دیگر یعنی نمایندگی و تفویض اختیار، اعمال اداری و مادی را نیز در بر می‌گیرد. از سوی دیگر، در حقوق شرکتها بنا به اعتباری بودن شرکت، نمایندگی به معنای تلقی اعمال حقوقی و اداری فرد نماینده به جای شخصیت حقوقی است؛ در حالی که تفویض اختیار ممکن است به نمایندگی از شخص حقوقی باشد و یا نباشد. همچنین در فرض اطلاق وکالت، فرض بر شمول تمامی مقدمات موضوع مورد وکالت است اما در نمایندگی و تفویض اصل بر عدم شمولیت است و حدود مجاز تصرفات باید تصریح شود.
اکنون در پاسخ به پرسش اصلی مبنی بر این که آیا اعضای هیات مدیره شرکت های سهامی می‌توانند در نمایندگی و اداره شرکت در حدود موضوع آن، به دیگری نمایندگی، وکالت یا تفویض اختیار اعطا کنند؟ باید گفت: در مورد نمایندگی شخص حقوقی عضو هیات مدیره و نیز مدیر عامل، لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت حکم واضح و مصرح دارد که در بحث نمایندگی به آن اشاره شد. به استثنای این مورد، قانون تجارت در این باب سکوت اختیار کرده است؛ لذا با توجه به اصل حلیت و صراحت ماده 10 قانون مدنی، اصل را بر امکان چنین امری می توان نهاد مگر این که خلاف آن در اساسنامه شرکت سهامی قید شده و یا شرط بر مباشرت شده باشد (مثلا مجمع اختیار خاصی را صراحتا به یکی از مدیران یا مدیرعامل داده باشد)، یا مانع قانونی وجود داشته باشد (مثلا آن چه در مورد شرط مباشرت شرکای تضامنی در اتخاذ پاره‌ای تصمیم ها در شرکتهای مختلط سهامی و غیر سهامی در ابتدای این نوشتار ذکر شد). بنابراین، اصل بر مجاز بودن اعطای نمایندگی یا وکالت یا تفویض اختیار است.
در باسخ به پرسش‌های دوم و سوم مبنی بر این که آیا نماینده یا وکیل باید از اعضای هیات مدیره باشد یا اختیار باید به اعضای هیات مدیره تفویض شود یا می‌توان خارج از هیات مدیره نیز نماینده یا وکیل انتخاب نمود یا تفویض اختیار کرد؟ و آیا تمامی اعضای هیات مدیره شرکت های سهامی می‌توانند به شخص واحدی اعطای نمایندگی، وکالت یا تفویض اختیار نمایند؟ باید گفت در نظام حقوقی ایران انجام امور توسط شخصی واحد به چند عنوان پذیرفته شده است، بنابراین، از سویی می‌توان گفت هم یک عضو هیات مدیره می‌تواند در آن واحد به اصالت از خود و به وکالت از بقیه اعضای هیات مدیره اقدام به تصویب و یا انجام کاری بنماید؛ و از سوی دیگر، همه مدیران و یا برخی از آنان می‌توانند به یک شخص یا اشخاص دیگری خارج از هیات مدیره، وکالت یا نمایندگی بدهند یا تفویض امر نمایند؛ مگر آن که اساسنامه به عنوان قانون اداره شرکت، این موضوع را منع کرده باشد و یا در مصوبه مجمع شرط مباشرت مدیران شده باشد یا مقرره قانونی وجود داشته باشد که تحقق چنین امری را منوط به کسب اجازه یا تصویب آن توسط مجمع عمومی کرده باشد. (مانند امکان جمع بین دو سمت رییس هیات مدیره و مدیرعامل در صورت معرفی شخص حقیقی مدیر عامل به عنوان نماینده شخص حقوقی رییس هیات مدیره در شرکتهای سهامی که با توجه به این که به موجب ماده 124 اصلاحیه قانون تجارت، تصدی همزمان این دو سمت، منوط به تصویب سه چهارم آرای حاضر در مجمع عمومی است، شاید بدون رعایت تشریفات این ماده قانونی، این نمایندگی محل اشکال باشد).
